Вас попросили выдать справку...

Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Справки могут понадобиться для предъявления в банк, в фирму, где сотрудник работает по совместительству, в посольство, в пенсионный фонд и многие другие организации. Выдача справок - это важная часть кадровой работы. Поэтому у кадровиков сложилась определенная практика их оформления и учета. Давайте посмотрим, как правильно работать со справками.

Справка - это документ, подтверждающий определенные факты или события. А какие факты может подтвердить кадровик по месту работы гражданина? Разумеется, те, что связаны с трудовыми отношениями.

Во-первых, что этот человек действительно работает в данной организации и занимает определенную должность. Во-вторых, что он получает определенную зарплату. В-третьих, что отпуск у него запланирован на конкретный период года. Может понадобиться подтверждение и других обстоятельств. Например, что сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, не воспользовался дополнительными днями отдыха, положенными ему по закону (ст. 262 ТК РФ). И на этом основании выходные может взять другой родитель ребенка по месту своей работы.[1] Или что гражданин, давно уволившийся из организации, действительно когда-то в ней работал.

Все эти справки относятся к справкам личного характера. Но есть и другая разновидность справок - служебные. В них отражаются события и факты, касающиеся работы структурного подразделения или организации в целом. Например, вышестоящая организация обратилась к нижестоящей с просьбой дать справку о количестве уволенных и принятых работников за год, чтобы проанализировать текучесть персонала. Однако сотрудникам отдела кадров чаще всего приходится выписывать личные справки.

Как оформить справку

Справка оформляется на стандартном листе бумаги формата А-4 (иногда используется меньший формат - А-5). Поскольку часто приходится выдавать однотипные справки, советуем вам разработать специальные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые вы будете вписывать нужные данные[2]. Образцы этих трафаретных бланков можно сделать приложениями к инструкции по делопроизводству вашей фирмы[3]. Там же, в инструкции, целесообразно отдельной главой закрепить правила оформления справок и их учета. Примеры оформления справок по различным вопросам представлены на стр. 41.

Справка о зарплате для банка

Зачастую сотрудники обращаются в отдел кадров за справкой о заработке (доходе), которая нужна им для предъявления в кредитную организацию. Такая справка требуется, например, для оформления кредита на приобретение дорогостоящих товаров или жилья. Обычно банк сам предоставляет установленную форму справки, в которую нужно вписать нужные данные или принимает справку о зарплате в свободной форме. Но иногда требуется справка по форме № 2-НДФЛ*. В этой справке по месяцам года отражаются все полученные сотрудником доходы вместе с налоговыми вычетами. Если сотрудник просит именно такую форму, он должен обратиться в бухгалтерию. Если же справка о зарплате оформляется и выдается в отделе кадров, не забывайте: на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера.

* -Форма справки о доходах физического лица утверждена Приказом ФНС России от 25 ноября 2005 г. № САЭ-3-04/616@.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы. Вот они:

наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указывайте полностью, без сокращений;
наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Располагается в правом верхнем углу справки. Если наименование адресата в точности неизвестно (например, сотрудник просит справку для военкомата, но не называет полное наименование этого учреждения), можно не указывать адресата в верхней части документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается. Например: «Справка дана для предъявления в военкомат»;
регистрационный номер и дата выдачи. Справка, как и любой другой документ, должна иметь регистрационный номер и дату выдачи. Без этих данных справка считается недействительной;
подпись. Справки подписывает руководитель организации или лицо, которому такие полномочия переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые сотрудникам для представления в сторонние организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке содержатся сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров. Оттиск печати должен захватывать наименование должности, но не заходить на подпись.

Как вести учет выданных справок

Справки учитывают в специальном журнале или книге. Законодательство не требует, чтобы такой журнал обязательно присутствовал в отделе кадров, однако, советуем вам все же завести его. Эта регистрационная форма поможет вам четко фиксировать каждый случай выдачи справки, чтобы впоследствии избежать претензий со стороны сотрудников по поводу того, что справка им не выдавалась. В журнале учета справок обязательно нужно выделить графу для личной подписи работника в получении справки. Кроме того, необходимо фиксировать в нем дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть предоставлена.

Мнение специалиста

Валентина МИТРОФАНОВА, кандидат экономических и юридических наук, ведущий консультант компании NS Consulting:

- Лучше всего оформлять справки на официальном бланке организации, ведь на нем присутствуют все необходимые реквизиты - наименование фирмы, юридический адрес, телефоны, факс, почтовый адрес и адрес электронной почты. Не забудьте о том, что в справке обязательно должна содержаться ссылка на документ, подтверждающий запрашиваемый факт (приказ о приеме на работу, приказ о переводе, трудовой договор и т. п.). Вот пример: «Попов Геннадий Петрович был принят на работу в ЗАО "Ветер" 12 апреля 2004 г. (приказ от 12.04.2004 № 112-ок) и работает по настоящее время».

Обложка журнала учета справок оформляется на листе плотной бумаги формата А4. На ней отражается наименование организации и название журнала, а в правом нижнем углу отводятся две строки для дат его начала и окончания. Подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала, ставится на обложке журнала, на последней или на каждой его странице. На стр. 43 вы найдете образцы обложки журнала и его страницы с записями о выданных справках.

Завершая разговор, напомним, что копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров. Ведь у сотрудников, получивших справки, или у руководства могут возникнуть вопросы, ответов на которые вы не найдете в регистрационном журнале. Например, об указанном в справке уровне зарплаты, о реквизитах документов, упоминаемых в справке, о периоде трудового стажа. Кроме того, копии справок являются отчетом о выполненной вами работе.

Вопрос в тему

Как оформить справку, если в ней получается больше одной страницы?

А. Порошина,
менеджер по персоналу (г. Тверь)

Если информация, которая должна содержаться в справке, не умещается на одну страницу, нужно оформить ее на нескольких страницах, при этом руководствоваться общими правилами оформления многостраничных документов. В частности, пронумеровать все страницы, начиная со второй. В этом случае номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа. Такое требование установлено в пункте 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003. * Кроме того, для исключения подмены или утраты страниц в документах, составленных на нескольких листах, документ прошивают плотной ниткой, выводят концы нитки на оборот последнего листа, приклеивают листочек бумаги, составляют на нем заверительную надпись и скрепляют печатью организации и подписью руководителя. Если справка содержит несколько страниц, только первый лист оформляется на бланке, а последующие страницы - на обычных листах бумаги.

Мария МАЛКОВА,
эксперт журнала «Кадровое дело»

* -Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

[1] Пункт 2 Разъяснения Минтруда России и ФСС России от 4 апреля 2000 г. № 26/34 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами».

[2] О том, как создавать бланки документов, читайте в № 1, 2006, стр. 50.

[3] О том, как составить инструкцию по делопроизводству, читайте в № 5-8, 2006.